Elles sont attendues par tous, tout au long de l’année, et enfin elles sont là : les vacances d’été ! D’après une étude réalisée par OpinionWay pour Sofinco, seulement 52% des français prévoient de partir en vacances cet été (3 points de moins par rapport à l’année précédente). Pour autant, que vous restiez chez vous ou que vous projetiez de voyager, votre départ en congés doit s’accompagner d’une bonne organisation si vous souhaitez véritablement déconnecter avec votre travail. Gardez bien en tête que vos vacances doivent vous permettre de vous reposer. Découvrez tous nos conseils pour partir en vacances sans stress !
Préparez votre départ plusieurs semaines à l’avance !
Les dossiers ne cessent de s’accumuler au fil de l’année et il est indispensable de prévoir leur suivi lorsque vous serez absent. Quels dossiers doivent être finalisés en priorité ? Qui est à même de vous remplacer pendant vos vacances ? Posez-vous ces questions au moins 3 semaine avant votre départ en vacances afin d’avoir le temps de finaliser toutes les priorités pour ne retrouver que les dossiers « non urgents » à votre retour. Cela nécessite une certaine rigueur et beaucoup de volonté : cette dernière ligne droite risque d’être très active mais rassurez-vous, le bout du tunnel n’est plus très loin !
A qui déléguer ?
Vous le savez bien : l’activité de l’entreprise ne s’arrêtera pas pendant votre absence ! Choisissez une personne de confiance qui fera office d’interlocuteur avec vos collaborateurs. N’hésitez pas non plus à déléguer certains dossiers aux personnes les plus à même de les traiter efficacement. « Mr X traitera tel dossier » ou « Mme Y sera l’intermédiaire du fournisseur Z » … De cette manière, vous assurez un meilleur suivi des actions pour partir en toute sérénité.
Triez/classez/rangez
Une semaine avant le début de vacances, il est temps de trier, classer et ranger vos dossiers. Il est en effet important d’anticiper votre retour de vacances en ordonnant votre espace de travail avant votre départ. N’hésitez pas à jeter ! Les dossiers ont souvent tendance à s’accumuler et certains documents ne sont parfois plus d’actualité. Un bureau rangé est synonyme d’efficacité dans son travail !
Informez vos collaborateurs
Quand partez-vous ? Jusqu’à quelle date ? Qui prend le relais pendant votre absence et sur quels dossiers ? Prévenir de vive voix l’ensemble de vos collaborateurs de votre prise de congés est une façon courtoise de garantir une bonne organisation pendant vos vacances. N’hésitez pas non plus à les rassurer : vous traiterez bien certaines problématiques une fois rentré ! Prenez également le réflexe de transférer les questions les plus complexes à qui de droit pour éviter de vous embarquer dans des dossiers que vous n’avez plus le temps de traiter.
Préparez vos message d’absence
L’échéance approche et vos vacances se profilent : il est temps de préparer vos messages d’absence. Si vous partez en vacances, sachez que d’après une étude menée par CHD expert EMEA en août 2016, près de 20% des français ne prenaient pas de congés d’été l’année dernière. Il est donc primordial de prévoir ces messages d’absences en mentionnant la durée de vos congés et la personne à contacter ainsi que ses coordonnées. Cela vous permettra de profiter sereinement de vos vacances tout en évitant de pénaliser l’entreprise par manque d’organisation.
Briefez votre remplaçant
Vous partez aujourd’hui et il est temps donner toutes les informations dont votre remplaçant aura besoin : mots de passes, clés de vos armoires, informations primordiales sur les dossiers importants… Prévoyez éventuellement un rendez-vous téléphonique avec votre interlocuteur pendant vos congés. S’il y a urgence, dites-lui le jour et l’horaire où il peut vous joindre pour échanger avec vous. Cela vous permettra de suivre de loin votre travail sans pour autant polluer le reste de vos vacances. Profitez-en également pour saluer l’ensemble de l’équipe et vous assurez que chacun a les éléments dont il a besoin pour gérer correctement votre absence.
Profitez de vos vacances !
Relevez vos mails une fois par jour si nécessaire, respectez les rendez-vous téléphonique prévus avec votre remplaçant mais n’hésitez pas à éteindre votre portable pour profiter pleinement de vos vacances ! Passez du temps avec votre famille, vos amis, faites du sport mais surtout : videz-vous la tête ! Les vacances doivent être un temps pour soi et pour son entourage, alors respectez les règles fixées et reposez-vous !
Vous venez passer vos vacances à Lyon ? (Re)découvrez notre article « Vacances à Lyon : que faire cet été »